Reuniões são atividades que fazem parte do dia a dia e quando bem planejadas e executadas atingem seus objetivos através de temas aos quais foram definidos e com as pessoas adequadas, o problema é que nem sempre as reuniões acontecem dessa maneira, deixando de ter foco, com as pessoas erradas e sendo muitas vezes operacionalizadas. Abaixo seguem algumas dicas para tornar suas reuniões mais efetivas:
É realmente necessário fazer a reunião: Essa é a primeira pergunta que deve ser feita, a necessidade de fazer uma reunião? Esse é um parasita que está instaurado nas organizações, para qualquer coisa tem que se fazer reunião, quero deixar claro que não sou contra, desde que ela seja produtiva e saia com ações a serem feitas, pois muitas vezes podemos resolver o problema pelo telefone ou e-mail agilizando tempo e dinheiro. Só realize reuniões relevantes, nada de cumprir tabela nem chamar toda equipe, a menos que seja necessário.
Definição do tema: É importante que o tema seja bem definido, que o título realmente demonstre o que deverá ser tratado, um tema mal descrito pode fazer as pessoas acharem que não tem tanta importância e ele podem recusar a reunião.
Data e horário de início e fim: O agendamento da reunião é importante que seja com antecedência, para que as pessoas possam se programar em participar, além disso, é importante que seja cumprido o horário, tanto de início quanto final, o que normalmente acontece é passar do prazo estimado deixando a reunião improdutiva.
Componentes: Só convide as pessoas que realmente são fundamentais para a reunião, se não for contribuir, não convide, pois será uma perda de tempo, reuniões efetivas não são as de sala cheia, mas as de pessoas certas. Quanto mais participantes indiretos, mais complexa será a reunião e isso é desnecessário
Pautas: Sempre envie uma pauta preliminar com os assuntos a serem tratados para os participantes, pode ser que algum tenha algum tema que não esta na pauta e queira inserir, normalmente um dia antes envie a pauta definitiva, será uma maneira a mais de lembrar da reunião, bem como facilitará para você conduzir a reunião no tempo estipulado.
Registro: é importante no final da reunião gerar uma ata com os participantes, assuntos tratados, e planos de ação com prazos e responsáveis para posterior verificação se foram realizadas.
Além das dicas, seguem abaixo alguns outros cuidados importantes:
Reunião não é assembleia: É importante que as reuniões sejam objetivas, dentro das pautas e no tempo adequado, quando começam a desviar para outros assuntos é importante que o responsável possa orientar a todos para retornar ao assunto a ser tratado, evitando tempo desperdiçado.
Telefones e interrupções: Isso é uma constante, ainda mais hoje em dia com smartphones, Tablets e notebooks as pessoas estão na reunião, muitas vezes de corpo presente, pois ou estão respondendo e-mails ou vendo outras informações que não fazem parte da reunião, perdem o foco, além das interrupções que podem acontecer de algum motivo, isso é um grande problema que deve ser cuidado.
Operacionalizar a reunião: As pessoas confundem reuniões com resoluções operacionais de trabalho, não deve ser assim, na reunião deve ser discutido o assunto e definido “o que fazer” e não “como fazer”, esse é um dos vilões que fazem perder o tempo das pessoas e passar os prazos das reuniões, responsabilidade do condutor da reunião perceber isso e voltar a pauta inicial.
Temas fora de pautas: comum também começar a discutir um assunto e puxar outros que não fazem parte do tema da reunião, perdendo um tempo precioso.
Uma reunião bem planejada e conduzida ganha muito em sua efetividade, essas dicas são simples e podem lhe ajudar a melhorar a condução dessas atividades, tente exercitar os exemplos acima, e tenha a certeza que terá bons resultados.
PLANO DE AÇÃO
O
Plano de Ação é o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um
resultado desejado. É momento importante para a entidade pensar sobre a sua
missão, identificando e relacionando as atividades prioritárias para o ano em
exercício, tendo em vista os resultados esperados.
Em
relação ao movimento apaeano, a prioridade está centralizada em ações que
garantam a melhoria da qualidade de vida das pessoas com deficiência. Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o
que deverá ser feito, como e quando, para o cumprimento de seus objetivos e
metas, quando a sua execução envolver mais de uma pessoa, deve esclarecer quem
será o responsável por cada ação, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda
esclarecer, os porquês da realização de cada ação e onde serão feitas.
Para
atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir -
realizar uma ou, geralmente, várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma
ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência
máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo.
Quanto
maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante
é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de
atingir a meta.
Em
importantes projetos, missões, empreendimentos, um bom Plano de Ação é
indispensável.
O
Plano de Ação deve ser elaborado considerando as demandas e avaliações dos
usuários e o cenário em que estão envolvidos.
Quanto
maior o envolvimento dos responsáveis por sua execução, maior a garantia de se
atingir os resultados esperados.
Um
PLANO DE AÇÃO pode conter além de outros dados:
Objetivo
- O QUE FAZER
“São propósitos específicos, alvos a
serem alcançados ao longo de determinado período de tempo, que, em conjunto,
resultarão no cumprimento da missão da organização”. Indica onde estarão
concentrados os esforços.
Estratégias
- COMO FAZER
“São os caminhos escolhidos que
indicam como a organização pretende concretizar seus objetivos e,
consequentemente sua missão”.
Constituem respostas às ameaças e às
oportunidades identificadas, bem como, aos pontos fracos e pontos fortes
encontrados.
Cronograma – QUANDO
FAZER
Relaciona
as atividades a serem executadas e o tempo previsto para sua realização.
O
cronograma permite que se faça um esforço no sentido de:
a)
identificar
o tempo necessário para a execução;
b)
estimar
o tempo em face dos recursos disponíveis;
c)
analisar
a possibilidade de superpor atividades, executando-as paralelamente;
d)
verificar
a dependência entre as atividades.
Responsável
- QUEM IRÁ FAZER
Indica o/os responsável/eis pela
execução.
Recursos Necessários
– COM QUE FAREMOS
Identifica
os recursos necessários para a execução da ação.
Uma
vez o Plano de Ação elaborado, é hora de acompanhar sua execução.
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